Surat Tunjuk Sebab (STS)

Masih ramai lagi yang beranggapan, STS adalah hukuman tatatetib, silap tu, STS lebih kepada surat yang memberi peluang kepada kakitangan untuk membela diri sebelum tindakan tatertib diambil terhadapnya. Itu sebabnya STS biasanya berbunyi "SURAT TUNJUK SEBAB MENGAPA TINDAKAN TATATERTIB TIDAK BOLEH DIAMBIL TERHADAP....". Biasanya STS dikeluarkan apabila berlakunya kesalahan yang melibatkan integriti, akauntabiliti, penyalahgunaan kuasa dan kesalahan yang sewaktu dengannya sebagai contoh ketidakhadiran bertugas, penipuan, ketidakjujuran, cuai dalam menjalankan tugas sehingga menjejaskan nama baik organisasi, jenayah, tidak memungut hasil kerajaan, salah laku/ penyalahgunaan kuasa, penglibatan diri dengan najis dadah dan sebagainya.

Manakala kesalahan yang kecil-kecil seperti pergaduhan antara kakitangan, melawan arahan ketua/ penyelia, mengetipkan kad kedatangan orang lain, hilang dari tempat kerja selepas mengetip masuk dan sebagainya. Buat kesalahan kali pertama, Ketua Jabatan hendaklah memanggil kakitangan yang terlibat untuk mencari punca berlakunya kesalahan tersebut dan menasihati kakitangan tersebut. Sekiranya kesalahan yang sama masih lagi berlaku dan bertambah buruk selepas nasihat diberikan, maka Ketua Jabatan boleh mengeluarkan STS bagi tujuan mengambil tindakan tatatertib nanti.

Kesalahan seperti di perenggan di atas adalah kesalahan yang jelas berlaku dengan adanya bukti-bukti soheh dan sempurna. Bukti-bukti ini perlu disertakan dalam STS tersebut. Beri tempoh yang munsabah untuk kakitangan terlibat menjawap STS tersebut, sekiranya jawapan STS tidak diterima, menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengeluarkan peringatan kepada mereka. Setelah menerima jawapan, analisis jawapan tersebut untuk membuat keputusan. Sekiranya kakitangan berjaya membuktikan bahawa kesalahan tidak berlaku maka kes ini dikira selesai sebaliknya jika jawapan yang diberikan tidak munasabah atau tidak disokong oleh dokumen sokongan, maka perkara ini perlu di bawa ke pengetahuan pihak berwajib.

Dalam erti kata yang lain STS bukan hukuman, tetapi adalah medium yang boleh digunakan oleh kakitangan bagi membuktikan mereka tidak bersalah. Apa yang penting adalah STS perlu dijawap dalam tempoh yang diberikan. Saya menasihati jangan sekali-kali mengabaikan STS tersebut kerana tindakan lebih tegas boleh diambil.

Jika terdapat kemuskilan, kakitangan boleh merujuk kepada pejabat yang mengeluarkan STS tersebut bagi mendapatkan nasihat sewajarnya. Jangan sekali-kali membawa apa sahaja isu dalam organisasi keluar dan mendapatkan nasihat serta tindakan dari luar organisasi atau dari mana-mana orang kenamaan, kerana ianya lebih mendatangkan musibah dari perkara baik.

Saya harap makluman yang ringkas ini dapat membantu.